5 recursos de Gestão da Qualidade que podem ser muito úteis para o seu dia a dia

Para quem acompanha as publicações deste que lhes escreve, certamente já se deparou com alguns conceitos, técnicas e ferramentas de Gestão da Qualidade. Afinal de contas, não existe Administração sem Gestão da Qualidade, pois esta é quem garantirá que as necessidades de nossos clientes serão atendidas pelos nossos processos de trabalho.

Dessa forma, há diversos recursos (conceitos, ferramentas, técnicas e métodos) de Gestão da Qualidade que podem ser muito úteis para nosso dia a dia, não importando se estamos falando do gerenciamento de nossa casa, de um processo ou de toda a organização da qual fazemos parte.

Um dos recursos mais interessantes de se utilizar na Gestão da Qualidade é o Ciclo PDCA, que já foi objeto de artigo deste blog em 07/07/2021. Porém, para quem está iniciando no mundo da Qualidade os 5 recursos abaixo já são de grande valia:

· Brainstorming;

· Análise de Pareto;

· Matriz GUT;

· Diagrama de Ishikawa; e

· 5W2H (também conhecido em Português como 4Q1POC).

Sobre o brainstorming, trata-se de uma técnica bem interessante de ser utilizada em dinâmicas de grupo ou círculos de controle da qualidade, podendo ser empregada tanto na identificação de causas de um problema quanto na proposição de soluções para as causas identificadas. Consiste em deixar os participantes da sessão bem à vontade para exporem suas opiniões acerca de uma situação-problema previamente esclarecida e que deve ser tratada, produzindo uma verdadeira “tempestade de ideias” a ser aproveitada na resolução do problema em si.

Basicamente, há três formas de condução de uma sessão de brainstorming: de maneira estruturada, quando cada participante expõe uma ideia por vez; não estruturada, quando os participantes expõem suas ideias sem uma ordem definida; e mista, quando há uma combinação do brainstorming estruturado com o não estruturado.

Uma vez coletados os subsídios fornecidos pela equipe durante uma sessão de brainstorming, é necessário elencar quais subsídios são os “poucos relevantes” do rol, representados por uma relação minoritária de eventos que produzem os maiores impactos sobre a situação-problema analisada. Nesse contexto, é possível aplicar a Análise de Pareto, cujo nome remonta ao economista italiano Vilfredo Pareto. Esse economista havia constatado à sua época que cerca de 80% da riqueza de seu país se concentrava nas mãos de 20% da população, o que causava problemas econômicos.

Essa constatação de Pareto acabou resultando no entendimento de que 80% dos problemas de um processo têm origem em 20% das causas, levando ao desenvolvimento da Regra 80/20, também conhecida em Gestão da Qualidade como Análise de Pareto.

Com a aplicação da Regra 80/20, é possível elencar as principais causas que contribuem para o surgimento de um problema, concentrando esforços na resolução dessas causas. Frise-se que os outros 80% do rol de causas não devem ser desprezados, mas colocados num grau de prioridade de resolução abaixo dos outros 20%.

Uma vez selecionadas quais causas tratar, talvez seja necessária uma priorização adicional para garantir que os recursos existentes (pessoal, equipamentos, materiais, etc.) atuem da maneira mais eficiente e eficaz possível sobre o problema. Para tanto, podemos aplicar a Matriz GUT (Gravidade x Urgência x Tendência) para definirmos:

· A gravidade da causa de um problema;

· A urgência com que essa causa deve ser tratada; e

· A tendência de agravamento de um problema, caso não haja o tratamento da causa.

Geralmente, atribui-se para cada variável da Matriz GUT uma escala de 1 a 5, calculando o produto de G x U x T para chegarmos à “nota” de cada causa. Nesse caso, as causas serão priorizadas da maior nota G x U x T para a menor nota.

Uma forma bem interessante de tratar uma causa de um problema é por meio da aplicação do Diagrama de Ishikawa, também conhecido como “Diagrama Espinha de Peixe”. Nesse diagrama, uma causa costuma ser desdobrada em 4 grupos de subcausas que contribuem para a geração da causa principal, os “4 Ms”: mão de obra, materiais, máquinas e métodos. Também é possível aplicar o Diagrama de Ishikawa diretamente nos efeitos de um problema, desdobrando cada efeito nos mesmos 4 Ms, sendo as causas alocadas conforme cada M elencado.

Por fim, a resolução completa de um problema demanda um conjunto estruturado de ações, que devem compor um plano. Eis que surge o recurso 5W2H para a montagem desse plano, que conterá:

· As ações (what);

· O responsável por cada ação (who);

· Onde a ação será desenvolvida (where);

· Quando a ação será desenvolvida (when);

· O porquê de a ação ser implementada (why);

· Como as ações serão desenvolvidos (how); e

· O custo estimado de cada ação (how much).

Obviamente que os recursos acima abordados não esgotam o tema Gestão da Qualidade, tampouco se esgotam nas linhas aqui redigidas, merecendo um estudo complementar na literatura concernente ao tema. Mas o exposto aqui já representa um bom ponto de partida para desenvolvermos um trabalho de qualidade (com qualidade)!

Um forte abraço a todos e fiquem com Deus!